Wiele dokumentów np. faktury jeszcze niedawno były wprowadzane ręcznie. Teraz przy użyciu OCR – technologii optycznego rozpoznawania znaków samodzielnie odczytywane są dane znajdujące się na fakturach.
Comarch wykorzystuje nowoczesną technologię, która umożliwia szybsze księgowanie faktur. W porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych zmniejsza się prawdopodobieństwo popełniania błędów. Od momentu uruchomienia tej usługi, serwery Comarch w chmurze przeprocesowały już ponad 10 milionów dokumentów zarówno w Polsce, jak i w Niemczech.
Technologia Comarchu jest coraz lepsza.
Dzięki AI- sztucznej inteligencji- wykorzystując zaawansowane, autorskie algorytmy, system analizuje dostarczony plik graficzny i rozpoznaje na nim tekst. Po zmianie obrazu na tekst i odczytaniu z niego danych merytorycznych, przypisuje je do odpowiednich kategorii – NIP, numer faktury, data, kwota netto, brutto, VAT, numer rachunku bankowego itp. Następnie przetworzona faktura zostaje wprowadzona do systemu, a w dalszym etapie można ją zweryfikować, zaksięgować i zarchiwizować. System szybciej niż człowiek odczytuje dane znajdujące się na fakturach i pozwala sprawniej dodać dokumenty do systemu ERP w porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych. Obecnie obsługiwane są formaty JPG, PNG, JPEG, TIFF oraz PDF z ponad 90 procentową skutecznością. Dzieje się tak dzięki zastosowaniu inteligentnej technologii, która uczy się na błędach.
Na bazie zgłoszeń od klientów Administratorzy oprogramowania wprowadzają korekty do dokumentów, z których system błędnie odczytał dane. Dzięki wbudowanym mechanizmom sztucznej inteligencji, obserwuje te poprawki, analizuje oraz uczy się, aby przy kolejnym dodawaniu dokumentu nie popełnić pomyłki.
Taka duża liczba operacji stanowi wspaniałe „źródło wiedzy”, z którego system może się uczyć. Im więcej dokumentów zostanie przeanalizowanych, tym skuteczność narzędzia rośnie.
Wprowadzenie pojedynczej faktury trwa średnio kilka minut, a przetworzenie dokumentu przez Comarch OCR skraca ten proces do kilku sekund, oszczędność czasu jest ogromna. Do tego dochodzi fakt, że narzędzie informatyczne jest maszyną, nie męczy się jak człowiek i może przetwarzać kilkaset faktur, jedną po drugiej, robiąc to cały czas z tą samą prędkością.
Ważna jest jakość skanu, zdjęcia lub grafiki poprawia rozpoznanie dokumentu. Dlatego również Pliki powinny być wyraźne – bez zamazań i dobrze naświetlone – oraz zrobione w pozycji pionowej. Kolejna rzecz na jaką trzeba zwracać uwagę, to dobra widoczność danych – nie mogą być przesłonięte albo niezeskanowane. NIP, tabelka VAT, forma płatności – te dane nie powinny być zniszczone przez dziurkacz lub zasłonięte palcem czy spinaczem. Trzeba zadbać o to, by były dobrze widoczne.
Ograniczenia związane z pandemią COVID-19 zmieniły tryb i charakter pracy prowadzone są telekonferencje, realizowana jest sprzedaż w kanale e-commerce, przesyła się dokumenty firmowe. Do wszystkich tych operacji wykorzystuje się narzędzia informatyczne, które pozwalają na automatyzację szeregu czynności związanych z codziennymi czynnościami. Odczytywanie danych z plików, zarządzanie obiegiem dokumentów i tworzenie kopii zapasowych w chmurze, a także automatyczna wymiana danych z klientami oraz zarządzanie procesami produkcyjno-handlowo-księgowymi są usprawniane dzięki wdrożeniom rozwiązań informatycznych.
Pandemia pokazała, że cyfryzacja, praca zdalna na masową skalę i oparcie się w większym stopniu o nowe technologie jest efektywne, a nawet automatyzacja to tzw. „być albo nie być” dla wielu przedsiębiorstw.
Przetworzone dokumenty przez Comarch OCR są gromadzone w formie cyfrowej w kilku miejscach: w bazie danych systemu ERP, bezpośrednio na komputerze użytkownika lub w chmurze. Opcja chmurowa jest dobrym rozwiązaniem dla osób, które sporo czasu spędzają poza miejscem pracy, a chcę mieć stały dostęp do informacji.
Comarch już pracuje nad automatyzacją kolejnych dokumentów i procesów z wykorzystaniem technologii optycznego rozpoznawania znaków oraz algorytmów sztucznej inteligencji.