Wprowadzanie faktur do systemu ERP to codzienność w większości firm – dotyczy to dokumentów zakupowych oraz przetwarzania faktur papierowych na formę cyfrową. Przepisywanie danych wymaga dokładności, skupienia i czasu – nawet mały błąd może przynieść nieprzyjemne skutki. Przy kilkunastu fakturach dziennie skala problemu jest raczej niewielka. Co jednak w przypadku, gdy takich faktur miesięcznie spływa kilkaset, czy nawet kilka tysięcy? Ile czasu trzeba na to poświęcić i czy nie lepiej byłoby wykorzystać go na bardziej wymagające zadania?
Dla użytkowników systemów Comarch ERP producent przygotował rozwiązanie – Comarch OCR. OCR, czyli Optical Character Recognition, to technologia optycznego rozpoznawania tekstu. Dzięki jej zastosowaniu przy pomocy Comarch OCR można błyskawicznie wprowadzić do rejestru VAT każdą papierową fakturę, wystarczy jedynie skaner lub aparat fotograficzny i połączenie z Internetem. Kluczowe dane z faktury – NIP, numer dokumentu, data wystawienia i sprzedaży, forma i termin płatności, kwoty oraz stawki VAT, numer rachunku bankowego – zostaną odczytane i skatalogowane przez chmurową usługę Comarch OCR.
Usługa wykorzystując zaawansowane algorytmy z elementami sztucznej inteligencji rozpoznaje znaki i całe teksty w pliku graficznym (PDF i JPG), a następnie przenosi rozpoznane dane do oprogramowania księgowego – dzięki czemu oszczędza czas, jaki traci się codziennie na wpisywanie tych danych ręcznie. Usługa ta nie wymaga instalacji kolejnej aplikacji ani logowania przez przeglądarkę – wystarczy kliknąć odpowiednią ikonę w systemie Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL. Operator ma jedynie za zadanie kontrolę nad przetwarzanymi danymi. Rozwiązanie to znajdzie zastosowanie w każdej firmie, w której codzienny napływ faktur jest duży – m.in. w większych firmach czy biurach rachunkowych.
Comarch ORC dostępny jest w pakietach, co pozwala na dostosowanie do indywidualnych potrzeb, w zależności od ilości przetwarzanych dokumentów. Funkcjonalność obejmuje na razie faktury zakupu, korekty do faktur zakupu oraz faktury sprzedaży. Usługa będzie oczywiście rozwijana – w planach jest m.in. doskonalenie algorytmów i możliwość przetwarzania faktur zagranicznych i w walutach obcych. Do końca roku ma zostać udostępniona także użytkownikom Comarch ERP Altum i Comarch ERP XT, a w przyszłości przez udostępnienie API – także systemom ERP innych producentów.
Przeprowadzone do tej pory testy wskazują na skuteczność na poziomie 85% przy niemal 400 tysiącach zeskanowanych faktur. Przetworzenie poprawnie zeskanowanej faktury trwa od 2 do 5 sekund! Dodatkowo OCR się nie męczy, nie choruje, nie potrzebuje przerw na kawę i może pracować 24 godziny na dobę… Zatem jeżeli takie rozwiązanie ułatwi Ci pracę – zapraszamy do POLKAS po więcej informacji.