Zastanawialiśmy się ostatnio z jednym z naszych partnerów nad rozwiązaniem problemu logistyki dokumentów w jego firmie. Codzienne sprzedaże sklepu internetowego, które spływały do systemu ERP Optima wymagały, przez specyfikę sprzedaży, ręcznej wysyłki kart gwarancyjnych.
Początkowo nie był to problem, jednak z czasem ilość dokumentów, które trzeba było nadać do klientów urosła do tego stopnia, że zaburzała realizację innych obowiązków pracowników firmy.
W związku z tym faktem w ramach równoległego zlecenia integracji z szyną logiczną przygotowany został projekt aplikacji wspomagającej Optimę w zakresie wysyłki wydruków dokumentów. Aplikacja współpracuje z dodatkiem Polkas.Services, który w pełni automatyzuje jej działanie.
W przeciwieństwie do funkcjonalności faktur cyklicznych i powiadamiania o płatnościach które są obecne w ramach dostępnych modułów ERP Optima, aplikacja przygotowana przez naszych programistów pozwala na określenie typu lub rodzaju dokumentu podlegającego automatycznej wysyłce (na przykład Zamówienia Odbiorcy) i przesłania go w wiadomości mailowej (mapującej wybrane zmienne w bazie danych – na przykład dane osoby kontaktowej) do klienta. Można również uwarunkować dokumenty podlegające wysyłce. W obydwu wypadkach operator systemu nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności ponad wygenerowanie dokumentu.
Aplikacja rejestruje tez moment wysyłki i zwraca informację do bazy ERP Optima, dzięki czemu możemy łatwo sprawdzić czy i kiedy nastąpiła wysyłka. Jeżeli w czasie wysyłki nastąpi błąd operator zostanie o tym poinformowany w wiadomości mailowej zawierającej jego opis. Wszystkie dane o przebiegach operacji są zapisywane w plikach tekstowych pełniących rolę logów.
Mechanizm może działać całkowicie w tle, jako usługa Windows.
Aplikacja jest otwarta na dodatkowe modyfikacje, jednak wpłyną one na ostateczną wartość wdrożenia.
Licencja aplikacji w bazowej funkcjonalności wraz z dodatkiem Polkas.Services to koszt 2000 PLN netto. W tej cenie firma Polkas zapewnia 12 miesięcy aktualizacji zgodności z wersjami systemu Comarch ERP Optima. Umożliwiamy też przedłużenie tego okresu o kolejne 12 miesięcy za opłatą wynoszącą 400 PLN netto płatną przed zakończeniem bieżącego okresu gwarancji (800 PLN netto po zakończeniu bieżącego okresu).
Do ceny aplikacji doliczamy wartość usług wdrożeniowych, które rozliczane są zgodnie z przyjętą stawką za godzinę roboczą wynoszącą 165 PLN netto dla firm z oprogramowaniem pod opieką Polkas i 180 PLN netto dla firm których opiekunem nie jesteśmy.
Wszystkich Państwa którzy są zainteresowani dodatkowymi informacji o ww. dodatku dla Comarch ERP Optima oraz innymi aplikacjami wspomagającymi systemy ERP i integrującymi je z platformami zewnętrznymi zapraszamy do kontaktu na erp@polkas.pl i pod numerem telefonu 12 634 05 44.