Comarch DMS

DMS (Document Management System) to multiplatformowe, elastyczne narzędzie do obsługi różnego rodzaju procesów biznesowych. System pozwala na digitalizację związaną z rejestracją, opisem, akceptacją i archiwizacją dokumentów (m.in. faktury, umowy),  procesowanie niestandardowych dokumentów i informacji. Zaawansowane możliwości pomogą wdrożyć oraz usprawnić: elektroniczny obieg faktur kosztowych, umów, zgłoszeń, wniosków pracowników i realizację zapotrzebowań czy dokumentacji technicznych.

Praca w Comarch DMS jest możliwa z:

  • aplikacji ,
  • przeglądarki www,
  • iOS oraz

System wysyła powiadomienia, dzięki którym użytkownik może w szybki sposób przejść do zadania, które otrzymał.

Comarch DMS umożliwia automatyzację i optymalizację procesów biznesowych i codziennej pracy użytkowników. Wśród najważniejszych funkcjonalności w tym obszarze warto wymienić:

  • Automatyczne rozpoznawanie wprowadzanie faktur (usługa OCR)
  • Automatyczne przekazywanie dokumentów po określonym czasie
  • Praca z dokumentami z dowolnego urządzenia
  • Eliminacja zagubionych dokumentów i szybki dostęp do elektronicznego archiwum
  • Podpowiadanie kolejnych kroków w procesie (reguły biznesowe i machine learning)
  • Powiadomienia mobilne i mailowe
  • Automatyczne uzupełnianie danych na podstawie zdefiniowanych reguł
  • Dostęp do pełnej historii procesu (informacje o osobach, etapach, czy czasie realizacji)

Usługa OCR – automatyczne rozpoznawanie i wprowadzanie faktur.

W Comarch DMS dostępna jest możliwość automatycznego wprowadzania faktur wraz z danymi dzięki usłudze Comarch OCR. Wbudowane w systemie optyczne mechanizmy pozwalają na pobieranie zeskanowanych dokumentów do przetworzenia. Dostępna jest również integracja ze skrzynkami mailowymi dzięki czemu dokumenty otrzymane drogą elektroniczną również mogą trafić do systemu. Dzięki usłudze dokumenty trafiają do firmy szybciej, bez ewentualnych błędów, jakie mogą się pojawić przy ręcznym wprowadzaniu danych.

System posiada elastyczną konfigurację procesów. Wbudowany w system konfigurator procesów (platforma low-code) pozwala na dowolną edycję istniejącego workflow, jak i budowę własnych obiegów dokumentów i procesów. Możliwości konfiguracyjne nie stawiają w zasadzie ograniczeń w zakresie budowy dowolnego typu procesu. Konfigurator, który obejmuje przede wszystkim obszary karty dokumentu i schemat worflow dostępny jest w intuicyjnej formie graficznej wraz z wykorzystaniem m.in. metody drag&drop

Comarch DMS posiada wbudowaną integrację z systemami Comarch ERP: XL, Optima, Altum i Enterprise. Dzięki Polkas system może również pracować z zewnętrznymi systemami ERP.

Możliwości konfiguracyjne Comarch DMS oraz integracja z systemami ERP pozwala na szerokie spectrum wykorzystania systemu jako narzędzia wspomagającego pracę w firmie.

Obszary zastosowania:

Finanse i Księgowość:

  • Faktury
  • Zapotrzebowania
  • Delegacje
  • Akceptacja płatności

Obszar HR:

  • Wnioski urlopowe
  • Zatrudnienie pracownika
  • Zgłaszanie i odbiór nadgodzin
  • Zastępstwa

Administracja:

  • Umowy
  • Korespondencja
  • Wnioski na zarząd
  • Zgłoszenia IT (helpdesk)

Inne procesy:

  • Zarządzanie jakością (ISO)
  • Zgłoszenia serwisowe
  • Zadania
  • Zmiana limitów kupieckich

Korzyści:

  • pełna obsługa korespondencji firmy, zarówno z systemu, jak i aplikacji dostępnej poprzez stronę internetową;
  • ochrona przed utratą danych (w przypadku zgubienia lub zniszczenia dokumentu papierowego) przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej;
  • szybkie dodawanie skanów dokumentów do systemu dzięki automatycznemu importowi;
  • redukcja kosztów poprzez ograniczenie ilości papierowych dokumentów;
  • zadania wykonywane szybciej, dzięki precyzyjnemu wskazaniu pracownika odpowiedzialnego za dany etap;
  • kontrola czasu realizacji zadań, za pomocą analiz czasu pracy nad dokumentem w zadanym etapie;
  • dostęp do zawsze aktualnej informacji na temat statusu zarejestrowanego dokumentu;
  • możliwość pracy z dokumentami z dowolnego miejsca z dostępem do internetu;
  • przypomnienia o dokumentach oczekujących na podjęcie decyzji;
  • zautomatyzowanie i skrócenie czasu pracy z dokumentami elektronicznymi.