Odpowiedzi na to pytanie jest co najmniej kilka. Osobom prowadzącym jednoosobową działalność wystarczyć powinna podatkowa księga przychodów i rozchodów, program który zawiera odpowiednią funkcjonalność nie będzie (w konfiguracji wyłącznie ją zawierającą) przesadnie drogi. Ceny modułów kształtują się na poziomie 400-600 złotych netto.
Inna sytuacja będzie mieć miejsce w wypadku prowadzenia działalności, która wymaga zatrudnienia dodatkowych rąk do pracy. Mając odpowiedni program kadry i płace przestają być skomplikowanym zagadnieniem wymagającym manualnego przeliczania należności wobec pracowników, czy tworzenia „na piechotę” w Wordzie umów o prace za każdym razem, kiedy zatrudniamy nową osobę. Algorytmy na których oparte jest oprogramowanie są też na bieżąco dostosowywane do zmian w przepisach, dzięki czemu możemy być spokojni o zgodność naszych działań z prawem.
Czytając publikacje z rodzaju ERP systems review dojdziemy do wniosku, że rynek jest na tyle nasycony, że każdy znajdzie oprogramowanie dla siebie.
Możemy oczywiście powierzyć rozliczenie kadr wybranemu biuru rachunkowemu. Jeżeli wybierzemy to rozwiązanie zakup licencji nie będzie wymagany, ale biuro cyklicznie będzie się z nami rozliczać za wykonane usługi, czasem nawet za pojedynczy wydruk czy raport. Biuro może również rozliczać pracowników w ramach naszej własnej bazy danych i licencji systemu ERP. Możemy też samodzielnie rozliczać pracowników (zazwyczaj usługi biura dotyczące rozliczeń na pewnym etapie zrównują się z kosztem zatrudnienia osoby obsługującej kadry). Obie opcje wymagają zakupu lub wynajęcia licencji oprogramowania kadrowo-płacowego. Plusem rozwiązania jest posiadanie bazy danych we własnych rękach.
Baza danych oprogramowania kadrowo placowego powinna znajdować się na odpowiednio zabezpieczonej maszynie serwerowej, biorąc pod uwagę wymogi dotyczące ochrony i przetwarzania danych osobowych. Jeżeli nie posiadamy odpowiedniej infrastruktury i nie chcemy ponosić natychmiastowych kosztów jej zakupu, możemy zastanowić się nad rozwiązaniami cloudowymi. Przykładem niech będzie Comarch ERP Optima w Chmurze, czasem szukane w sieci pod nazwą CDN online. Płacąc miesięczny abonament wynajmujemy dostęp do oprogramowania (baza danych jest cały czas naszą własnością, jeśli zdecydujemy się na zmianę modelu . Jest to idealne rozwiązanie dla młodych firm, które muszą szczególnie uważać na cashflow. Miesięczne rachunki za dostęp do funkcjonalności kadrowo-płacowej kształtują się na poziomie 80 złotych netto za operatora, które jeśli weźmiemy pod uwagę koszt nie najdroższej, a przyzwoitej maszyny serwerowej i licencji stacjonarnej oprogramowania, zrównają się z ich wartością mniej więcej po dziesięciu latach. A po dekadzie dobrze byłoby wymienić serwer, bo sprzęt komputerowy ma mniej więcej taki właśnie okres wykorzystania funkcjonalnego.
Jeśli jednak jesteśmy tradycjonalistami i chcemy mieć w 100% własny sprzęt i licencje, nic nie stoi na przeszkodzie do zakupu licencji oprogramowania. Wiadomo, że nikt nie chce kupować kota w worku, a wydanych na licencję pieniędzy nikt nam nie zwróci. Najlepiej więc przetestować zawczasu dostępne platformy. Poszukując wersji demonstracyjnej częstymi hasłami w wyszukiwarce są „erp demo”, „cdn optima download”, czy „program kadry demo”. Szukając w ten sposób znajdziemy oczywiści wersje próbne, pytanie tylko czy aktualne i czy dany system będzie odpowiadał naszym potrzebom. W takich sytuacjach najlepiej poszukać firm wdrożeniowych, które w ramach wstępnego wywiadu określą nasze faktyczne potrzeby względem oprogramowania i wybiorą możliwie najlepszą propozycję i przedstawią ją w ramach spersonalizowanej prezentacji. Partner może też określić, czy posiadana infrastruktura jest odpowiednia dla systemu i czy w bliższej lub dalszej przyszłości wymagać będzie modernizacji albo wymiany.
Dział Handlowy firmy Polkas jest do Państwa dyspozycji w tej kwestii pod numerem telefonu 12 6340544 i mailowo na erp@polkas.pl. Z chęcią pomożemy Państwu w procesie wyboru odpowiedniego rozwiązania i wdrożymy wybrany system kadrowo-płacowy.
Jeżeli w chwili obecnej korzystacie Państwo z rozwiązań Comarch lub enova365 tym bardziej zachęcamy do kontaktu, opieka serwisowa systemu jest równie ważna co dobre jego wdrożenie. U nas znajdziecie Państwo nie tylko specjalistów w zakresie oprogramowania, są to również osoby posiadające wiedzę w zakresie merytoryki kadrowo-płacowej. To pozwala nam na przygotowanie zawsze poprawnej konfiguracji wspieranych systemów.